Suport critic

 

http://support.qeast.ro

Vânzări

021-222.43.55, 021-222.43.56

Serviciul Clienți

Politica antifraudă



Prezentul document prezintă Principiile Q-East Software cu privire la menținerea unui mediu de lucru nealterat de activități sau acțiuni frauduloase, precum și aspecte procedurale pentru ca angajații să raporteze cazuri suspectate de fraudă și de asemenea, descrierea acțiunilor ce vor fi luate de Q-East Software.
 
1. Introducere
 
1.1 Q-East Software se angajează să-și desfășoare activitatea la cel mai înalt standard de deschidere, responsabilitate și probitate în toate aspectele. Este hotărâtă să dezvolte o cultură de onestitate și opoziție față de fraudă și de corupție, consolidată prin menținerea unui sistem eficient de Supraveghere Internă.
 
1.2 În acord cu acest angajament, Politica Anti-Fraudă a Q-East Software stabilește principiile după care va lua măsuri în prevenirea, raportarea și gestionarea cazurilor de fraudă și de corupție, incluzând, dar fără a se limita la, încălcări ale legilor statului român în domeniul practicilor ilicite și ale celorlalte țări în care Q-East Software își desfășoară activitatea.
 
1.3 Această politică anti-fraudă întărește deschiderea Q-East Software în a da posibilitate tuturor angajaților să-și exprime preocupările legate de fraudă sau corupție. Acordul prevede și faptul că aceste plângeri vor fi gestionate proactiv de către Q-East Software.
 
2. Implementare

 
2.1 Acest plan va fi implementat de fiecare dată când există suspiciuni de fraudă sau de corupție.
 
Frauda este definită ca: «Distorsiunea intenționată a documentelor financiare sau a altor tipuri de înregistrări, de către persoane din interiorul sau exteriorul Q-East Software, care este desfășurată cu obiectivul de a ascunde deturnarea de active sau pentru câștiguri proprii.»
 
Corupția este definită ca: «Oferirea, solicitarea și acceptarea unui stimulent sau a unei recompense, menită să influențeze acțiunea specifică a unei persoane»

2.2 Acțiunile frauduloase sau actele de corupție pot include, dar nu sunt limitate la:
 
 -        Abuz de încredere;
 
 -        Înșelăciune cu privire la capitalul de investiții;
 
 -        Furt și delapidare;
 
 -        Șantaj;
 
 -        Falsificarea documentelor și alte acțiuni manipulative privind documentele;
 
 -        Jaf;
 
 -        Manipularea ratei sau a prețului pieței;
 
 -        Infracțiuni privind insolvența;
 
 -        Corupție și mituire (câștig personal, acordarea de avantaje, a accepta sau a da mită);
 
 -        Constrângere și amenințări;
 
 -        Manipularea declarațiilor contabile și financiare;
 
 -        Activități de „inside trading” (ilegale) și de manipulare a pieței;
 
 -        Falsificarea evidențelor societății;
 
 -        Infracțiuni informatice;
 
 -        Falsificarea, piratarea produselor și mărcilor;
 
 -        Abuzarea secretelor private sau de afaceri prin furnizarea de informații confidențiale;
 
 -        Aranjamente anti-concurențiale;
 
 -        Spălare de bani;
 
 -        Încălcarea politicii de achiziții;
 
 -        Încălcarea regulilor de reprezentare și de semnare a documentelor;
 
 -        Încălcarea politicii Grupului privind investițiile private;
 
 -        Furnizarea de informații eronate pentru câștiguri personale sau în avantajul altei persoane;
 
 -        Orice alte activități ilegale, împotriva politicilor Q-East Softwarei, care încalcă standadele prevăzute sau practicile legale și sunt subiectul unei conduite îndoielnice.
 
 2.3 Această listă nu este exhaustivă. Dacă o persoană are dubii cu privire la gravitatea sau natura faptei pe care dorește să o raporteze, va fi consiliată de un auditor intern.
 
3. Măsuri de protecție
 
3.1 Hărțuire sau victimizare: Q-East Software recunoaște că decizia de a raporta o situație frauduloasă este una dificil de luat, și din cauza temerilor privind represaliile din partea celor responsabili cu relele practici. Q-East Software nu va tolera hărțuirea sau victimizarea și va acționa pentru protejarea celor care raportează cu bună-credință activitățile frauduloase.
 
3.2 Confidențialitatea:€“ Q-East Software va face tot posibilul să protejeze identitatea celui care raportează o activitate îndoielnică și care nu dorește să-i fie cunoscut numele. Este de precizat însă că procesul de investigare poate releva sursa informațiilor și că persoana respectivă poate fi chemată să dea o declarație.   
 
3.3 Acuzații anonime: Politica de față încurajează persoanele să-și pună numele pe acuzații. Învinuirile care sunt exprimate în anonimat au o forță mult mai mică și vor fi luate în considerare numai la discreția Q-East Software. În exercitarea acestei opțiuni, Q-East Software va lua în considerare factori precum: gravitatea acuzațiilor aduse, credibilitatea acestora și posibilitatea de a fi confirmate din surse atribuite.
 
3.4 Acuzațiile false: Dacă o acuzație a fost făcută cu bună credință, dar nu a putut fi confirmată de investigație, nu se vor lua acțiuni împotrivă inițiatorului. Dacă însă, sunt persoane  care fac acuzații malițioase, cu rea credință, Q-East Software va lua măsuri de penalizare a acestor fapte.

4. Roluri și responsabilități
 
4.1 Managerii sunt în prima linie de apărare împotriva fraudei. Ei trebuie să fie în alertă în eventualitatea în care se întâmplă evenimente neobișnuite că urmare a fraudei sau a tentativei de fraudă. Managementul este responsabil pentru asigurarea unui sistem adecvat de control intern în aria sa de responsabilitate și pentru ca măsurile de control să fie efectuate corespunzător.
 
4.2 Angajații trebuie să posede cele mai înalte standarde de onestitate, corectitudine și integritate în exercitarea atribuțiilor lor. Ei sunt responsabili să raporteze imediat managerului lor orice tip de fraudă suspectată, orice încălcare a codului deontologic sau orice activitate reprobabilă și să asiste investigațiile privind faptele semnalate.
 
4.3 Auditul intern evaluează și contribuie la îmbunătățirea managementului de risc, control și guvernanță al organizației, prin consultanță și servicii de asigurare. Auditorul intern va pregăti și va executa planuri anuale de audit, bazate pe proceduri de identificare a riscului, prin identificarea unor zone potențiale de risc și prin calificarea riscurilor ca mari, medii sau mici. Respectiva analiză de risc va stabili frecvența și volumul de teste de efectuat pe parcursul anului.
 
5. Cum va gestiona Q-East Software acuzațiile de fraudă sau corupție?
 
5.1 Pentru acuzații formulate de angajați sau de membrii ai managementului, măsurile luate de Q-East Software vor depinde de natura acuzațiilor. Acestea pot fi investigate intern sau trimise către avocații Q-East Software.
 
5.2 Când există o semnalare în acest sens, aceasta va fi comunicată auditorului intern. Un plan de acțiune și o secvență de raportare vor fi hotărâte de la caz la caz și acestea vor depinde în mod semnificativ de impactul și de importanța potențialei acțiuni frauduloase semnalate.
 
Plângerea respectivă, la fel ca și acțiunile luate și concluziile anchetei, vor fi consemnate într-un registru anti-fraudă, pentru arhivare.